Как все успевать: основы эффективного тайм-менеджмента

Сегодня мы поговорим о том, как все успевать и использовать свое время максимально продуктивно. Присоединяйтесь!

Время – ресурс ограниченный, именно этим определяется его ценность. От того, как хорошо человек научился распоряжаться этим ресурсом, зависит его успешность в жизни. Невозможно добиться карьерных и личностных высот, если тратить большую часть времени на безделье.

Давайте вместе разбираться в основах тайм-менеджмента. Я расскажу вам основные принципы управления временем и поделюсь полезными лайфхаками, как жить полной жизнью, не экономя секунды.

Основные принципы управления временем

Эффективный тайм-менеджмент стоит на трех китах: правильно расставленных приоритетах, разумном планировании и грамотном целеполагании.

Правильно расставляйте приоритеты

Что для вас является самым главным в жизни? Возьмите лист бумаги и проранжируйте свои ценности, начиная с самой важной. Для наглядности вот вам пример:

• здоровье и благополучие членов семьи;
• профессиональная самореализация;
• материальный достаток;
• саморазвитие;
• спорт, путешествия, хобби;
• общение с друзьями;
• творчество.

Чем больше будет пунктов, тем лучше. Старайтесь писать осознанно, вдумчиво. Вам еще придется с этим списком работать.

Когда закончите, задайте себе другой вопрос – на что вы тратите большую часть своего времени. Ответ также оформите в виде списка в порядке убывания.

Возьмите в руки оба списка и сравните их. В идеале они должны совпадать – тогда вы можете считать себя гуру тайм-менеджмента. Чем сильнее расхождение, тем хуже у вас обстоят дела с распределением времени. Но есть и хорошая новость – теперь вы видите, над чем нужно работать.

Научитесь ставить цели

Цель – рычаг, который запускает мотивацию. А мотивация, по сути – это энергия, которую выделяет мозг на реализацию этой цели. Выделяет он ее не просто так, а в надежде, что вы грамотно ей распорядитесь и преумножите.

Представьте, что вы пришли в банк просить средств на новый бизнес. Банкир не выдает деньги всем подряд, у него есть свой материальный интерес. Чтобы получить деньги, вам нужно убедить его в том, что дело перспективное и сулит прибыль, а вы человек адекватный и надежный.

Наш мозг – такой же придирчивый кредитор. Чтобы получить энергию на реализацию цели, она должна соответствовать сразу нескольким критериям:

• быть конкретной;
• быть достижимой;
• быть эмоционально окрашенной;
• не конфликтовать с основными ценностями.

Еще раз возьмите свой список с приоритетами и напишите по несколько целей к каждому пункту. Проследите, чтобы они соответствовали всем критериям, перечисленным выше. Тогда ваш внутренний банкир не поскупится.

Старайтесь, чтобы цели не были слишком растянутыми во времени и не противоречили друг другу – нельзя прийти в пункт назначения, двигаясь сразу в нескольких направлениях.

Начните планировать

Если вы еще не выработали привычку планировать, самое время заняться этим. Вам снова понадобится список ваших приоритетов. Запишите все дела на ближайшую неделю, соотнося их со своими ценностями. Чем выше ценность в списке, тем важнее относящееся к ней дело.

Теперь возьмите ежедневник и начните распределять ваши дела по дням недели. Первым делом впишите самые важные – и далее по убывающей.

Например, на следующей неделе вам нужно сходить с ребенком к стоматологу. Здоровье детей в вашем списке на верхней строчке, значит, этому делу нужно выделить время в первую очередь.

Освоив азы планирования, переходите на продвинутый уровень. Составьте распорядок дня и начните придерживаться его. Не забудьте учесть свои природные биоритмы.

Планируйте свой день так, чтобы периоды напряженной работы чередовались минутами отдыха и расслабления. Если поначалу вы не будете успевать все делать вовремя, нужно набраться терпения и продолжать пытаться.

Спустя некоторое время вы станете более организованным и дисциплинированным и сможете привести все дела в порядок.

Как все успевать: полезные лайфхаки

Хотите научиться делать все быстро и качественно? Для этого придется искоренить некоторые привычки и выработать новые.

Просыпайтесь до 7.00

Раннее пробуждение – одна из основных привычек успешных людей. Если вы хотите пополнить их ряды, берите с них пример.

Пик продуктивности приходится на утренние часы – оставьте это время для работы. Досмотреть сны можете в обед или вечером. На свежую голову вы успеете выполнить гораздо больше дел, и будете чувствовать себя свободными задолго до окончания рабочего дня.

Поддерживайте порядок

Бардак гораздо легче предотвратить, чем устранить. Все мы знаем, как много времени и сил занимает генеральная уборка, поэтому не стоит дожидаться, когда в комнате будет завал.

Чтобы тратить как можно меньше времени на поддержание порядка, вы должны в первую очередь:

• избавиться от ненужных вещей;
• выделить каждой вещи “свое” место;
• не лениться каждый раз класть туда вещь сразу после использования;
• перестать скупать все подряд на распродажах;
• научиться рациональному потреблению.

Эти простые советы помогут вам выкроить пару-тройку часов в неделю на действительно важные дела и избавить вас от скучной рутинной работы по дому.

Выполняйте несколько однотипных дел вместе

Предположим, вам нужно каждый месяц оплачивать счета за квартиру, за газ, за аренду парковочного места, за посещение ребенком детского сада. Выберите день, когда сможете погасить все эти счета сразу, чтобы не ходить по несколько раз в банк. Даже если вы оплачиваете их онлайн, вы сможете сэкономить время, делая это в один заход.

Следуйте правилу “пяти минут”

Если у вас есть дела, выполнение которых занимает менее пяти минут, не откладывайте их в долгий ящик. Например, вам нужно записаться на прием в поликлинику. Вместо того, чтобы вносить это дело в ежедневник, позвоните сразу, как вспомнили о нем.

Не бойтесь делегировать часть дел

Этот совет особенно актуален для женщин, которые помимо работы должны успевать сделать все дела по дому и при этом умудриться не устать. Делегирование может не только сэкономить вам время, но и принести прибыль. Всем знакомо выражение “время – деньги”, давайте разберемся, как оно работает на практике.

Допустим, вам нужно собрать урожай картошки в собственном саду. Дело это, мягко говоря, не самое приятное, да еще и очень энергозатратное. Вы посчитали, что займет оно в среднем три часа, которые вы могли бы потратить на выполнение основной работы. Будем считать, что работаете вы преподавателем английского, и час занятий стоит 700 рублей.

У вас есть сосед по саду, который с удовольствием выкопает всю вашу картошку за тысячу рублей. Вы можете делегировать эту работу ему, а освободившиеся три часа занять уроками. Таким образом за это время вы заработаете 2100 рублей, а потратите всего 1000 – выгода 1100 рублей.

Научитесь говорить “нет”

Психологи советуют в первую очередь научиться отказывать самим себе. Не все желания нужно воплощать в реальность. Некоторые из них противоречат понятию пользы и эффективности.

Даже если желание приятное и полезное во всех отношениях, иногда от него приходится отказаться. Все потому, что время – ресурс ограниченный. Выполняя одно действие, мы теряем возможность выполнить другое. Именно поэтому обучение тайм-менеджменту мы начали с расставления приоритетов.

Научившись твердо отказывать самому себе, вам станет проще отказывать другим. Больше никто не сможет взгромоздиться вам на шею и своровать ваши драгоценные минуты и часы.

Посмотрите видео на эту тему.

https://www.youtube.com/watch?v=wuKAOLNNmMc

Применяйте метод помидора

Метод этот был назван в честь кухонного таймера, выполненного в виде помидора. Он очень хорошо тренирует самодисциплину и повышает продуктивность работы. Суть его в чередовании периодов сосредоточенной работы и отдыха.

1. Разбейте свой рабочий процесс на равные отрезки времени, в течение которых вы будете выполнять поставленную задачу, не отвлекаясь ни на какие посторонние раздражители.
2. Между отрезками делайте небольшие перерывы на отдых. Например, каждые 50 минут вы можете брать паузу по 10 минут.
3. После 3-5 циклов устраивайте длительный перерыв минимум на час.

Используйте современные помощники

Сегодня существует огромное множество интернет-сервисов, упрощающих процесс управления временем. Расскажу про некоторые из них.

• RescueTime

Программа отслеживает, на что вы тратите время, пока работаете за компьютером или пользуетесь телефоном. Очень актуальна для любителей на секундочку заглянуть в Instagram и зависнуть там на два часа.

Однако безмолвной статистикой сервис RescueTime не ограничивается. С его помощью можно установить ограничения на определенные виды активности, например, просмотр сериалов, игру в “Косынку”, посещение соцсетей. Когда вы исчерпаете временной лимит, система подаст звуковой сигнал.

• Focus booster

Сервис основан на методике управления временем “Помидор” – мы говорили о ней выше. По сути это удобный таймер, который позволяет установить нужные вам интервалы времени для работы и отдыха. Звуковым сигналом программа обозначает время начала и окончания рабочего цикла.

• Trello

Trello – система управления проектами, основанная на концепции “Точно в срок”. С ее помощью вы можете организовать управление своими задачами. Для каждой задачи создается карточка, к которой можно прикрепить чек-лист, цветовую метку, установить дедлайн. Карточки объединяются в листы, их можно перемещать.

Вы можете, к примеру, создать отдельные листы для домашних дел и для дел по работе или учебе. Так вам не придется постоянно держать ваши задачи в голове и тратить на них энергию.

Подборка полезностей по теме статьи

Я собрала для вас несколько курсов по управлению временем, планированию и самомотивации. Они помогут вам стать более организованными и все успевать. Начинаю с самых дешевых программ, закончу самыми дорогостоящими.

Тайм-менеджмент: простые способы управления временем

Описание. 3 402 ученика уже завершили обучение на этом курсе. Преподаватель рассказывает, как правильно управлять временем, как исключить из своей жизни основных поглотителей времени и сконцентрироваться на том, что действительно важно и востребовано.

Вы научитесь лучше планировать, мотивировать себя на деятельность, сможете правильно расставлять приоритеты, делить задачи на главные и второстепенные. Если посмотрите программу курса, увидите, что после каждого урока есть блок контроля с упражнениями и тестами. В конце материала вас ждет итоговый тест, а после него – выдача сертификата.

Автор: Николай Разыграев.

Стоимость: 790 руб.

Как организовать личные и рабочие процессы для достижения результатов

Описание. Программа курса ориентирована в первую очередь на руководителей и менеджеров компаний. Тем, кому нужно организовывать не только себя, но и команду, которой они управляют.

Преподаватель будет рассказывать о трех уникальных подходах к самоорганизации, среди них есть даже использование современных приложений, которые помогают правильно распределять время и не расходовать его впустую.

Уделяется внимание и вопросам чисто психологического плана. Вы узнаете, что такое матрица жизни, как через нее правильно расставить свои приоритеты, определить краткосрочные и долгосрочные цели, рационально спланировать их достижение.

Автор: Людмила Морозова.

Стоимость: 790 руб.

Личная мотивация

Описание. Здесь вы узнаете о том, как мотивировать себя, даже если «все валится из рук» и дела идут плохо. Тайм-менеджменту преподаватель уделяет огромное внимание, потому что это основной инструмент достижения ваших целей.

Вы познакомитесь с типами жизненных позиций разных людей, с понятием миссии и стратегиями, которые помогают определить свою миссию в этом мире. Будете знать, как распределять время так, чтобы не уставать и реализовывать все свои цели и планы.

Автор: Тимофей Левицкий.

Стоимость: 790 руб.

Лучшие техники тайм-менеджмента от 4Brain

Описание. Вы найдете здесь 20 уроков, каждый из которых длится 20-30 минут. Общая продолжительность освоения этого курса – 1 месяц и 1 неделя. Разбирается 100 самых популярных техник тайм-менеджмента. Источники информации – семинары, бестселлеры и личный опыт российских и зарубежных бизнес-тренеров.

Первые четыре урока посвящены общему целеполаганию, принципам расстановки приоритетов, следующие три – распределению целей на главные и второстепенные. Затем пять уроков отводится на планирование, три – на реализацию намеченных планов и целей, самомотивацию. Последние пять уроков посвящены командной работе – вы будете уметь ее правильно организовывать, чтобы максимально эффективно решать поставленные задачи.

Проходить курс можно не только с компьютеров, но и с планшетов и мобильных устройств – все материалы хорошо под них адаптированы. Курс уже прошли 3100 человек, их реальные отзывы доступны на странице материала.

Авторы: Дмитрий Гераськин, Кирилл Ногалес, Евгений Буянов.

Стоимость: 1990 руб.

Тайм-менеджмент от Скиллбокс

Описание. Это серьезный и дорогостоящий курс, на котором преподают профессиональные психологи и бизнес-тренеры. Он длится месяц, включает 18 уроков, распределенных по 4 модулям.

Вы узнаете, как успевать делать максимально много дел за короткий промежуток времени, как бороться с ленью, когда хочется отвлечься от работы на что-нибудь незначительное.

После прохождения программы вы получаете сертификат.

Авторы: Матвей Матвеев.

Стоимость: 12 000 руб. или 1 000 руб. при покупке в рассрочку на год. Рассрочка беспроцентная.

На мой взгляд, эти курсы – самые лучшие. Если вы лично проходили другие обучающие программы – пожалуйста, расскажите о них в комментариях, я дополню свою подборку. И еще вопрос – читали ли вы какие-нибудь книги по самомотивации, управлению временем?

Заключение

Я рассказала вам все, что знаю про эффективное управление временем, теперь дело за вами. Применяйте советы на практике, работайте над собой, и результат не заставит себя ждать. Делитесь своими успехами в комментариях и заходите к нам еще!